Com a pandemia de Covid-19 e a necessidade de imediata modernização do sistema societário, foi editada a MP 931/20, posteriormente convertida na Lei nº 14.030/20, que consolidou a possibilidade de realização de assembleia virtual, semipresencial e participação por voto a distância, respeitados os direitos legalmente previstos de participação e de manifestação dos sócios e os demais requisitos regulamentares.
São consideradas virtuais as reuniões/assembleias nas quais os sócios participam e votam apenas a distância, sem a realização da assembleia presencial. Por sua vez, são consideradas semipresenciais as reuniões nas quais os sócios podem participar ou votar presencialmente ou a distância.
Os requisitos para a realização de assembleias virtuais e semipresenciais de sociedades limitadas e anônimas fechadas foram definidos na Instrução Normativa nºs 79 e 81 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”), as quais estabelecem o seguinte:
(i) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados ou seus representantes;
(ii) o registro dos votos e demais manifestações de vontade proferidas pelos participantes durante a reunião;
(iii) a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade pelo prazo aplicável à ação que vise a anular o conclave;
(iv) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
(v) a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
(vi) observância das normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação;
(vii) disponibilização de documentos e informações em meio digital seguro;
(viii) detalhamento sobre como acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância, podendo ser feito inclusive no anúncio de convocação de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico na rede mundial de computadores onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura;
(ix) adoção de sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem a distância na assembleia ou reunião semipresencial ou digital.
A participação e votação remota deve ocorrer por meio de boletim de voto à distância ou de um sistema próprio eletrônico disponibilizado pela sociedade. Nesses casos, o edital de convocação deverá sempre informar se a reunião será semipresencial ou digital, deverá listar os documentos que serão exigidos para que sócios ou seus representantes legais sejam admitidos e deve detalhar os mecanismos que serão utilizados para viabilizá-las.
Medidas como essa visam adequar a rotina societária à realidade cotidiana e viabilizar o exercício das atividades societárias em um regime híbrido e remoto de distanciamento social.
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